Счета фактуры в электронном виде

 

Каждый день компании имеют дело с большим количеством документов. Практически все они курсируют между фирмами в бумажном виде. Тем не менее, уже сейчас есть возможность обмениваться документами не в бумажном, а в электронном виде. Отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через Интернет, экономя на услугах почты и курьерах. Тем более что обмен электронными документами исключает их неправильное оформление. 

В июле прошлого года в Налоговый кодекс РФ были приняты поправки ( Федеральный Закон № 229-ФЗ от 27.07.2010 г.), разрешающие обмен документами (в том числе и счетами-фактурами) в электронном виде.

 

Преимущества передачи счета-фактуры в электронном виде

Главным преимуществом использования электронной счет-фактуры является отсутствие необходимости дублирования документа на бумаге.

 

Технология

Счета-фактуры могут составляться в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у всех сторон совместимых технических средств и возможностей приема и обработки этих счетов-фактур. Процесс отправки и получения электронных счетов-фактур осуществляется через системы защищенного электронного документооборота, т.е. сначала счет-фактура подписывается электронной цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации, затем осуществляется доставка через оператора связи от отправителя к получателю с подтверждением даты и времени отправки.
Таким образом, возможность обмениваться электронными счетами-фактурами наряду с первичными документами, значительно облегчит и ускорить документооборот компаний и налоговых органов, помимо экономических выгод (например: повышение производительности труда, экономия на почтовых расходах, экономия на бумагу и т.д).

 

Бухгалтерия

Электронные счета-фактуры в СБиС избавят от головной боли и вашу бухгалтерию:

•  от поставщиков вы будете получать только правильно оформленные документы, а, значит, у бухгалтера не будет проблем с зачетом НДС;
• СБиС сам отметит в вашей учетной системе, что подписанный экземпляр документа получен, и избавит бухгалтера от необходимости перебирать в конце месяца кипу бумажных счетов-фактур.

СБиС отлично подходит для работы с электронными счетами-фактурами, так как не только быстро доставляет их по каналам связи до контрагента, но и гарантирует правильность их оформления. Тем самым для покупателя снижается риск отказа в зачете НДС, а для продавца — потери времени на переделки документов. Стоит отметить, что счет-фактура являются последним из первичных документов, которые законодательно утверждены правительством в электронном виде.

Еще одно важное нововведение - возможность корректировки электронных счетов-фактур. В случае обнаружения ошибки продавец просто перевыставляет счёт-фактуру. Если ошибку обнаружил покупатель, то он направляет в адрес продавца уведомление об уточнении. В уточненном счете-фактуре указывается номер корректировки. Таким образом, у покупателя и продавца к исходной версии электронного счета-фактуры добавляются новые корректирующие версии.

 

Обмен электронными счетами-фактурами. Как начать работать?

Основным звеном в процессе обмена электронными счетами-фактурами между компаниями выступает спецоператор связи. Для начала обмена цифровыми счетами-фактурами покупателю и продавцу необходимо:

• получить в удостоверяющем центре сертификат ключа электронной цифровой подписи. Сертификат выдается руководителю или другому лицу, которое имеет право подписывать счета-фактуры (на основании доверенности, приказа по организации, устава общества).
• подать оператору связи заявление, где обязательно должен быть указан определенный набор реквизитов: ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете, и т. д..
• получить у оператора идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота.

Впрочем, на практике дело обстоит проще. Предприятию, желающему подключиться к системе электронного обмена документами, достаточно обратиться к оператору электронного документооборота и следовать его инструкциям.

ООО Компания «Сервис ТВ-Инфо», является специализированным оператором связи и уполномоченным удостоверяющим центром ФНС, совместно с ФНС, для облегчения и оптимизации процесса перехода предприятий на электронный документооборот, проводит «пилотные» проекты по апробации форматов и организации обмена юридически значимыми документами в электронном виде. В ходе «пилотного» проекта, предприятия участники смогут доработать свои технические средства, подготовить и обучить людей.